Le transfert de siège social constitue une étape majeure dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un déménagement motivé par une croissance, d’un besoin de meilleure visibilité géographique ou d’une stratégie d’optimisation, chaque changement d’adresse doit être formellement déclaré. Pour que cette modification soit opposable aux tiers (clients, fournisseurs, administrations), il est impératif de déposer un dossier complet au greffe du tribunal de commerce compétent.
Dans cet article, Delta Consulting vous guide pas à pas pour identifier et préparer tous les documents à fournir au greffe lors d’un transfert de siège social.
Pourquoi déclarer le transfert de siège social ?
Le siège social définit plusieurs paramètres juridiques essentiels :
Il détermine la compétence du tribunal de commerce.
Il fixe l’administration fiscale de rattachement.
Il figure sur l’ensemble des documents officiels (factures, devis, mentions légales, etc.).
En conséquence, ne pas déclarer le transfert dans les formes peut entraîner :
Le rejet de votre dossier par le greffe.
Des sanctions financières en cas de contrôle.
Des difficultés de communication avec vos partenaires (courriers rejetés, litiges de compétence).
Pour éviter ces écueils, vous devez entériner votre décision de changement d’adresse puis réunir les pièces justificatives listées ci-dessous.
Étape 1 : prendre la décision de transfert
Avant tout dépôt au greffe, il faut formaliser la décision de transfert dans les conditions prévues par les statuts de votre société :
Assemblée générale extraordinaire (AGE)
Pour les sociétés à associés (SARL, SAS, SCI, etc.), votre changement d’adresse doit être voté par les associés réunis en AGE.
Rédigez un procès-verbal (PV) détaillant la nouvelle adresse et les modalités de la décision.
Décision unilatérale du dirigeant
Si vos statuts le prévoient, le président (SAS) ou le gérant (SARL) peut prendre cette décision seul.
Dans ce cas, rédigez un PV reprenant la décision et la nouvelle localisation.
Transition vers l’étape suivante
Une fois le procès-verbal établi, vous pouvez passer à la publication légale et à la constitution du dossier à déposer au greffe.
Étape 2 : publier une annonce légale
La loi impose de rendre publique toute modification du siège social :
Choix du journal d’annonces légales (JAL)
Sélectionnez un JAL habilité dans le département du nouveau siège.
Contenu de l’annonce
Mentionnez le nom de la société, sa forme juridique, son capital, l’ancienne et la nouvelle adresse, ainsi que la date du transfert.
Attestation de parution
Conservez impérativement le certificat de parution délivré par le journal : il sera exigé lors du dépôt du dossier au greffe.
Pour aller plus loin
Si le transfert change de ressort territorial (entrée dans le ressort d’un autre tribunal de commerce), une seconde annonce doit être publiée dans le département d’origine.
Étape 3 : déposer un dossier complet au greffe
Vous êtes désormais prêt à constituer le dossier de modification. Le greffe exigera les pièces suivantes :
Formulaire M2 dûment rempli et signé
Document officiel de déclaration de modification.
Disponible en version papier ou en ligne via le guichet unique.
Procès-verbal de la décision de transfert
PV d’assemblée générale extraordinaire ou PV de décision unilatérale.
Doit mentionner explicitement le vote ou la décision de changement d’adresse.
Statuts mis à jour ou copie certifiée conforme
Mise à jour intégrale des statuts avec la nouvelle adresse.
Si la modification porte uniquement sur l’adresse, une mise à jour partielle peut suffire.
Attestation de parution dans un JAL
Certificat officiel prouvant la publication de l’annonce légale.
Justificatif de domiciliation du nouveau siège
Choisissez l’un de ces documents :
Bail commercial ou professionnel signé.
Contrat de domiciliation.
Facture de fourniture (EDF, téléphone) à l’adresse du nouveau siège.
Attestation de mise à disposition des locaux par le propriétaire.
Pouvoir (le cas échéant)
Si vous mandatez un tiers (expert-comptable, avocat ou partenaire Delta Consulting), joignez un pouvoir signé par le représentant légal.
Cas particuliers
Selon la localisation géographique du nouveau siège :
Transfert dans le même ressort
Déposez votre dossier uniquement au greffe du tribunal de commerce d’origine.
Transfert vers un autre ressort
Publiez deux annonces légales (ancien et nouveau départements).
Déposez le dossier au greffe du tribunal compétent pour le nouveau lieu.
Cette distinction conditionne le greffe destinataire et le nombre d’annonces légales à effectuer.
Délais et coûts
Après dépôt d’un dossier complet, comptez généralement :
Délais de traitement : 7 à 15 jours ouvrés pour mise à jour du Kbis.
Frais de greffe : environ 100 à 250 € selon la forme juridique.
Coût des annonces légales : 150 à 200 € par annonce, selon le nombre de lignes publiées.
Notez que tout dossier incomplet ou comportant une erreur de forme pourra être rejeté, entraînant un retard supplémentaire.
Pourquoi faire appel à Delta Consulting ?
Confier vos formalités à un professionnel vous assure :
La conformité du dossier dès le premier dépôt.
La prise en charge de l’ensemble des démarches (rédaction du PV, publication, M2, dépôt).
Un suivi personnalisé jusqu’à réception du Kbis mis à jour.
Ainsi, vous gagnez du temps et limitez les risques d’erreur.
